Baulich-technische Anforderungen

Der Tresen ist das Herzstück eines zentralen betrieblichen Servicedesks und dient als erste Anlaufstelle für Mitarbeitende und Besucher. Er ist entscheidend für den ersten Eindruck und die Effizienz des Servicedesks. Die Gestaltung und Ausstattung des Tresens müssen daher sorgfältig geplant werden, um Funktionalität, Ergonomie und ein ansprechendes Design zu gewährleisten.

• Zentrale Lage: Der Tresen sollte gut sichtbar und zentral im Raum platziert sein, damit Mitarbeitende und Besucher ihn leicht finden können. Er sollte idealerweise in der Nähe des Eingangs oder in einer stark frequentierten Zone positioniert sein.

• Ergonomische Gestaltung: Der Tresen muss ergonomisch gestaltet sein, um sowohl den Mitarbeitenden, die dort arbeiten, als auch den Besuchern eine komfortable Nutzung zu ermöglichen. Dies beinhaltet höhenverstellbare Arbeitsflächen und ausreichend Beinfreiheit.

• Design und Materialien: Das Design des Tresens sollte zum Gesamtbild des Servicedesks passen und einen professionellen Eindruck vermitteln. Robuste und langlebige Materialien wie Holz, Metall und Glas sind empfehlenswert. Eine ansprechende Optik kann durch den Einsatz von hochwertigen Materialien und einem modernen Design erzielt werden.

• Computer und Monitore: Der Tresen sollte mit modernen Computern und zwei Monitoren pro Arbeitsplatz ausgestattet sein. Die Monitore sollten höhenverstellbar und neigbar sein, um die Ergonomie zu unterstützen.

• Telefonanlage: Eine moderne VoIP-Telefonanlage mit Headsets ist unerlässlich, um Anrufe effizient entgegenzunehmen und weiterzuleiten. Ein schnurloses Headset bietet zusätzliche Flexibilität.

• Drucker und Scanner: Ein multifunktionales Gerät, das drucken, scannen und kopieren kann, sollte in der Nähe des Tresens platziert werden, um schnelle und einfache Dokumentenverwaltung zu ermöglichen.

• Netzwerkanschlüsse: Ausreichend Netzwerkanschlüsse und WLAN-Abdeckung sind notwendig, um die technische Infrastruktur zu unterstützen.

• Beschilderung und Wegweiser: Klare, gut sichtbare und kontrastreiche Beschilderungen helfen Menschen mit Sehbehinderungen, den Tresen und andere wichtige Bereiche leicht zu finden. Piktogramme und Symbole sind ebenfalls hilfreich.

• Niedrigere Arbeitsflächen: Ein Teil des Tresens sollte abgesenkt sein, um Rollstuhlfahrern oder kleineren Personen einen bequemen Zugang zu ermöglichen.

• Hörverstärkungssysteme: Induktionsschleifen oder Hörverstärkungssysteme können Menschen mit Hörgeräten unterstützen, indem sie klare Audiosignale direkt an das Hörgerät übertragen.

• IT-Infrastruktur: Ein leistungsstarkes und stabiles Netzwerk ist grundlegend. Dies umfasst schnelle Internetverbindungen, redundante Netzwerkverbindungen und ausreichend Bandbreite für alle Arbeitsplätze.

• Arbeitsplatzhardware: Jeder Arbeitsplatz sollte mit modernen Computern, mindestens zwei Monitoren, ergonomischen Tastaturen und Mäusen sowie hochwertigen Headsets ausgestattet sein.

• Telefonanlage und Kommunikationssysteme: Eine moderne VoIP-Telefonanlage mit Funktionen wie Anrufweiterleitung, Konferenzschaltungen und Voicemail ist essentiell. Zusätzlich sollten Kommunikationsplattformen wie Microsoft Teams oder Slack genutzt werden.

• Software: Ein zentrales Ticketing-System für die Verwaltung von Anfragen, ein Knowledge-Management-System zur Wissensvermittlung und Remote-Desktop-Tools für IT-Support sind erforderlich. Weitere branchenspezifische Softwarelösungen sollten ebenfalls vorhanden sein.

• Klimatisierung: Eine konstante und angenehme Raumtemperatur, idealerweise zwischen 21-23 Grad Celsius, ist wichtig. Eine gute Belüftung und Klimaanlagen tragen zur Luftqualität bei.

• Lichtverhältnisse: Gute Beleuchtung durch natürliche Lichtquellen sowie blendfreie künstliche Beleuchtung mit einer Farbtemperatur von etwa 5000-6500 Kelvin ist entscheidend.

• Schallschutz: Lärmminderung durch akustische Deckenplatten, Teppichböden und Trennwände kann den Geräuschpegel reduzieren und die Konzentration fördern.

• Digitale Signage: Digitale Anzeigetafeln können für die interne Kommunikation genutzt werden, um wichtige Informationen, Ankündigungen und Statusmeldungen in Echtzeit anzuzeigen.

• Virtuelle Zusammenarbeit: Tools für die virtuelle Zusammenarbeit, wie Videokonferenzsysteme und FM-Software sind entscheidend, besonders in Zeiten von Remote-Arbeit. Systeme wie Microsoft Teams sollen standardmäßig integriert sein. Ein effektives Workflow-Management-System, das alle Schritte von der Anfrage bis zur Lösung dokumentiert, kann die Effizienz und Transparenz verbessern.

• Mobile Geräte und Laptops: Ausstattung der Mitarbeiter mit mobilen Geräten ermöglicht flexibles Arbeiten und schnelle Reaktionszeiten, auch außerhalb des Büros.

• VPN-Zugang: Ein sicherer VPN-Zugang ermöglicht den Mitarbeitern den sicheren Fernzugriff auf das Unternehmensnetzwerk.

• Hygienemaßnahmen: Handdesinfektionsmittelspender sollten leicht zugänglich am Tresen platziert werden, um die Hygiene zu fördern. Regelmäßige Reinigung und Desinfektion des Tresens sind ebenfalls wichtig.

• Arbeitsplätze: Höhenverstellbare Schreibtische und ergonomische Stühle sind essentiell, um eine gesunde Körperhaltung zu fördern und Rückenbeschwerden zu vermeiden.

• Bildschirme: Monitore sollten in der Höhe und im Winkel verstellbar sein, um Augenbelastungen zu minimieren.

• Bewegung: Möglichkeiten zur Bewegung und zum Wechsel der Arbeitsposition, wie Steh-Sitz-Arbeitsplätze und Bewegungsflächen, sollten vorhanden sein.

• Zukunftsorientierte Planung: Die Infrastruktur und Raumgestaltung sollten so flexibel und skalierbar wie möglich sein, um zukünftige Veränderungen und Wachstum zu ermöglichen. Dies beinhaltet modulare Möbel und flexible Raumtrennsysteme.

• Technologische Upgrades: Die technische Ausstattung sollte leicht aufrüstbar sein, um mit der rasanten technologischen Entwicklung Schritt halten zu können.

• Barrierefreiheit: Alle Bereiche des Servicedesks sollten barrierefrei gestaltet sein, um auch Mitarbeitenden mit Behinderungen den Zugang und die Nutzung zu ermöglichen. Dazu gehören Rampen, breite Türen, höhenverstellbare Tische und entsprechende Sanitäranlagen.

• Intuitive Nutzung: Systeme und Prozesse sollten intuitiv und benutzerfreundlich gestaltet sein. Eine klare Beschilderung und einfache Bedienoberflächen tragen zur effizienten Nutzung bei.