Die Rufbereitschaft im FM ist ein Element, um den Betrieb auch außerhalb der regulären Servicezeiten sicherzustellen und auf unvorhergesehene Ereignisse schnell und kompetent zu reagieren
Nach den regulären Funktionszeiten des Service Desks übernimmt die Rufbereitschaft des Facility Managements, um sicherzustellen, dass dringende Anliegen und Notfälle jederzeit bearbeitet werden können. Die Rufbereitschaft ist ein wesentlicher Bestandteil des Servicekonzepts, insbesondere in Einrichtungen, die einen kontinuierlichen Betrieb erfordern, oder in Situationen, in denen eine schnelle Reaktion entscheidend ist.
Sie bietet den notwendigen Rückhalt, um Risiken zu minimieren und die Sicherheit sowie den reibungslosen Ablauf aller Prozesse zu gewährleisten.
Effektive Rufbereitschaft: Schlüssel zur Betriebssicherheit
Sofortige Intervention: Die Mitarbeitenden in der Rufbereitschaft sind verpflichtet, jederzeit erreichbar zu sein und bei Notfällen unverzüglich zu reagieren. Dies umfasst kritische Vorfälle wie Stromausfälle, Wasserschäden, Ausfälle von sicherheitsrelevanten Systemen (z.B. Brandmeldeanlagen) oder andere unerwartete Ereignisse, die den Betrieb beeinträchtigen könnten.
Erstmaßnahmen: Sofortige Durchführung von Erstmaßnahmen zur Eindämmung von Schäden und Sicherstellung der Sicherheit aller Personen und Anlagen.
Verfügbarkeit und Erreichbarkeit:
24/7 Erreichbarkeit: Die Rufbereitschaft stellt sicher, dass das Facility Management rund um die Uhr erreichbar ist. Dies erfolgt in der Regel über spezielle Notfallnummern oder Mobiltelefone, die den zuständigen Mitarbeitenden zugeteilt sind.
Kommunikationswege: Klare Festlegung der Kommunikationswege für die Eskalation von Problemen, einschließlich der Benachrichtigung von Führungskräften und externen Dienstleistern, falls erforderlich.
Problemlösung und Koordination:
Anleitung und Unterstützung: Unterstützung der vor Ort befindlichen Sicherheits- oder Wartungskräfte bei der Lösung von Problemen, die außerhalb ihrer Fachkenntnisse liegen. Dies kann durch telefonische Anweisungen oder durch die Organisation von Vor-Ort-Einsätzen erfolgen.
Koordination externer Dienstleister: Falls notwendig, Organisation und Koordination von externen Spezialistinnen oder Handwerkerinnen, um technische Störungen oder Schäden zu beheben.
Dokumentation und Berichtswesen:
Ereignisprotokollierung: Detaillierte Protokollierung aller während der Rufbereitschaft behandelten Vorfälle, einschließlich der getroffenen Maßnahmen und der beteiligten Personen. Diese Dokumentation dient zur Nachverfolgung und zur Verbesserung der Notfallmanagement-Prozesse.
Nachbereitung: Erstellung von Berichten für die Verantwortlichen des Facility Managements zur Nachverfolgung der Ereignisse und zur Analyse möglicher Verbesserungen in den Abläufen.
Organisation der Rufbereitschaft:
Schichtplanung: Die Rufbereitschaft wird durch einen rotierenden Schichtplan organisiert, um sicherzustellen, dass stets qualifiziertes Personal verfügbar ist. Mitarbeitende werden in der Regel in einem definierten Zeitfenster von mehreren Stunden oder über Nacht eingesetzt.
Klar definierte Verantwortlichkeiten: Jedes Teammitglied in der Rufbereitschaft hat klar definierte Rollen und Verantwortlichkeiten, um eine strukturierte und effiziente Reaktion auf Notfälle zu gewährleisten.
