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FM-Solutionmaker: Gemeinsam Facility Management neu denken

Service-Desk: Relaunch

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Service-Desk: Relaunch als strategische Serviceplattform im modernen Gebäudebetrieb

Service-Desk: Relaunch als strategische Serviceplattform im modernen Gebäudebetrieb

Viele Service-Desks in Unternehmen und Organisationen funktionieren – aber sie funktionieren nicht optimal: unklare Zuständigkeiten, langsame Reaktionszeiten, technisch veraltete Tools oder fehlende Sichtbarkeit belasten sowohl Nutzende als auch Servicepersonal. Ein geplanter Relaunch des Service-Desks bietet die Chance, Abläufe zu optimieren, Systeme zu modernisieren, die Kommunikation zu verbessern und den Service als Marke zu positionieren – sichtbar, digital, effizient und empathisch. Der Service-Desk ist kein Anhängsel der Technik – er ist zentraler Bestandteil des nutzerzentrierten Gebäudebetriebs. Mit einem durchdachten Relaunch wird er zur strategischen Serviceplattform, die Informationen bündelt, Prozesse steuert, Service sichtbar macht – und Nutzerzufriedenheit messbar erhöht. Ein Service-Desk-Relaunch ist mehr als ein Softwarewechsel – er ist ein organisatorisches und kulturelles Projekt: Er stellt den Service neu auf, macht ihn strategisch steuerbar und verankert ihn als Teil der digitalen, nutzerorientierten Gebäudewelt. Mit einem klaren Zielbild, partizipativer Planung und professioneller Umsetzung gelingt der Wandel.

Service-Desk strategisch neu denken und gestalten

Gründe für einen Service-Desk-Relaunch

Anlass

Typisches Problem

Technisch

Altes Ticketsystem, keine Automatisierung, kein Self-Service

Organisatorisch

Unklare Rollen, keine Eskalationsregeln, Überlastung

Wahrnehmung

Kaum sichtbar, schlechtes Image, fehlende Kommunikation

Nutzerverhalten

Intransparente Anliegen, hohe Rückfragenquote

Digitalisierung

Kein App-Zugang, kein Dashboard, keine Auswertung

Zielbild für einen modernisierten Service-Desk

  • Digitale Plattform mit Self-Service, Statusanzeige, Rückmeldung

  • Zentrale Koordinationsstelle für FM-, IT-, Zutritts-, Reinigungs- und Nutzungsanfragen

  • Schnell, verbindlich, empathisch – mit klaren Reaktionszeiten und Servicestandards

  • Modular & skalierbar – von Standard-Tickets bis zu Spezialprozessen (Umzüge, Events, Raumklima)

  • Datenbasiert – mit Reports, KPI-Steuerung und Optimierungsfeedback

Analysephase

  • IST-Aufnahme: Tickets, Prozesse, Rollen, Systeme, Feedback

  • Schwachstellenidentifikation: Was läuft gut, was nicht?

  • Stakeholder-Befragung: Erwartungen von Nutzer:innen, FM, IT, HSE

Zieldefinition & Strategie

  • Wofür steht der neue Service-Desk?

  • Welche Themen bearbeitet er?

  • Welche Servicelevels (SLA) gelten?

  • Welche Kanäle werden angeboten?

Technische Modernisierung

  • Einführung oder Upgrade eines Ticketsystems mit Nutzeroberfläche

  • Schnittstellen zu CAFM, GLT, ITSM, Besucher- und Buchungssystemen

  • Aufbau eines Self-Service-Portals inkl. FAQs, Anleitungen, Formularen

  • Integration in App, Intranet, QR-Codes am Arbeitsplatz

Prozessdesign & Organisation

  • Standardisierung von Anliegenarten und Weiterleitungslogiken

  • Einführung einer Eskalationsmatrix und SLA-Steuerung

  • Rollenverteilung: First-/Second-Level, Vor-Ort-Teams, Remote-Service

  • Definition von Kommunikationsstandards und „Tone of Voice“

Kommunikation & Markenbildung

  • Neuer Name, Claim, Erscheinungsbild (z. B. „ServicePoint – Wir kümmern uns“)

  • Vorstellung im Intranet, bei Einzügen oder Standortwechseln

  • Begleitende Feedbackkampagne („Wie erleben Sie unseren Service?“)

Erfolgsfaktoren für den Relaunch

  • Frühzeitige Einbindung aller Stakeholder (FM, IT, Nutzer:innen, Datenschutz, HR)

  • Pilotphase mit ausgewählten Bereichen zur Anpassung und Test

  • Klar definierte Reaktionszeiten, Eskalationsregeln und Rollenverantwortungen

  • Schulung der Mitarbeitenden, Dokumentation der Prozesse, kontinuierliche Verbesserungszyklen

  • Messbarkeit über KPI-Dashboards, Nutzerfeedback, SLA-Erfüllung

Beispiele für Relaunch-Maßnahmen

Maßnahme

Wirkung

Einführung eines Self-Service-Portals

Reduktion der Tickets um bis zu 30 %, höhere Nutzerzufriedenheit

Namensgebung & Branding („ServicePoint“)

Wiedererkennung, Imageaufwertung, mehr Vertrauen

Kommunikationskampagne im Intranet

Sichtbarkeit, niedrigere Hemmschwelle zur Nutzung

Schulung First-Level-Team

Verbesserte Bearbeitungsqualität, mehr Sicherheit im Umgang

Einführung eines Reaktionszeit-Monitorings

Steuerbarkeit, Verbindlichkeit, Qualitätskontrolle