Prozessoptimierung

Aufbauend auf dem detaillierten Verständnis Ihrer Abläufe entwerfen wir KI-gestützte Automatisierungslösungen für wiederkehrende Routinetätigkeiten. Unsere Experten identifizieren häufig anfallende Anfragen und manuelle Aufgaben, die durch intelligente Systeme übernommen werden können, und entwickeln dafür entsprechende Automatisierungskonzepte. Durch den Einsatz von Technologien wie Machine Learning und Robotic Process Automation (RPA) ermöglichen wir dem System, gängige Serviceanfragen mit minimalem menschlichem Eingriff zu bearbeiten.

Beispielsweise können wiederkehrende Wartungsaufträge automatisch erstellt und zugewiesen werden, sobald Sensordaten einen Alarm auslösen. Ebenso lassen sich häufig gestellte Fragen unmittelbar durch einen KI-gesteuerten Chatbot beantworten. Durch die Automatisierung dieser repetitiven Aufgaben verringern wir deutlich die manuelle Arbeitslast und verkürzen die Reaktionszeiten. Ihr Service Desk kann Alltagsprobleme nahezu sofort und in gleichbleibender Qualität lösen, sodass Ihr Personal sich auf komplexere, wertschöpfende Aktivitäten konzentrieren kann.

Wir befähigen Ihre Mitarbeiter und Gebäudenutzer, mit intuitiven Self-Service-Lösungen Standardanfragen eigenständig zu bearbeiten. Hierfür entwickelt FM-Connect.com benutzerfreundliche Portale und Tools, die es den Nutzern ermöglichen, Informationen abzurufen und Serviceleistungen eigenständig anzufordern. Über Webportale oder mobile Apps können sie auf Wissensdatenbanken zugreifen, standardisierte Serviceanfragen stellen und den Fortschritt ihrer Tickets verfolgen – und das alles, ohne den Service Desk anrufen oder E-Mails schreiben zu müssen.

Funktionen wie interaktive FAQs und KI-Chatbots bieten unmittelbare Unterstützung bei typischen Anliegen – beispielsweise, indem sie einem Nutzer bei der Behebung eines kleineren Büroproblems helfen oder ihn Schritt für Schritt durch eine Raumbuchung führen. Self-Service-Lösungen steigern die Zufriedenheit der Anwender erheblich, indem sie einen schnellen, bedarfsgerechten Support ermöglichen. Gleichzeitig verringern sie das Aufkommen an einfachen Anfragen, die bei Ihrem Service-Team eingehen. Dadurch kann sich Ihr Personal auf dringlichere Aufgaben konzentrieren. Das Ergebnis ist ein schnelleres, komfortableres Serviceerlebnis für alle Beteiligten.

Die Bewältigung eines hohen Anfragevolumens erfordert eine intelligente Priorisierung. Wir setzen KI-gestützte Systeme zur automatischen Kategorisierung und Weiterleitung von Tickets ein, um sicherzustellen, dass jede Anfrage so schnell wie möglich die nötige Aufmerksamkeit erhält.

Unsere Lösungen bewerten eingehende Anfragen automatisch, bestimmen deren Art und Dringlichkeit und leiten sie an die passende Gruppe oder zuständige Person weiter. Durch Natural Language Processing (NLP) und vordefinierte Regeln kann das System Tickets binnen Sekunden analysieren und einstufen: Dringende oder komplexe Fälle werden direkt an den höheren Support-Level oder spezialisierte Teams geleitet, während einfachere Anliegen im Erstsupport oder durch Automatisierung gelöst werden. Diese automatische Vorqualifizierung stellt sicher, dass Anfragen gleich beim ersten Mal auf der richtigen Ebene landen und unnötige Weiterleitungen vermieden werden. Hochpriorisierte Probleme werden umgehend behandelt, und keine Anfrage geht durch Fehlzuweisungen unter oder wird verzögert. Kurz gesagt: Eine KI-gestützte Priorisierung hält Ihren Service Desk organisiert, reaktionsschnell und effizient.

Eines unserer Kernziele ist es, Ihr Second-Level-Support-Team von vermeidbarer Arbeitslast zu entlasten. Wir gestalten Prozesse so um, dass unnötige Eskalationen zu Spezialisten auf ein Minimum reduziert werden. Indem wir den First-Level-Support mit besseren Tools, Wissen und automatisierter Unterstützung ausstatten, können viele Anliegen gelöst werden, bevor sie überhaupt die Second-Level-Experten erreichen müssen.

Wir erstellen Workflows, die Routineprobleme bereits in frühen Phasen abfangen und lösen – zum Beispiel, indem wir den First-Level-Mitarbeitern geführte Anleitungen für gängige technische Probleme bereitstellen oder eine automatisierte Behebung bekannter Fehler ermöglichen. Nur wirklich komplexe oder spezielle Fälle werden an den Second-Level-Support weitergeleitet. Das bedeutet, dass sich Ihre hochqualifizierten Techniker und Manager auf komplexe, wertschöpfende Aufgaben konzentrieren können, anstatt durch einfache Anfragen abgelenkt zu werden. Die Reduzierung dieser unnötigen Eskalationen verkürzt im Durchschnitt die Lösungszeiten und hebt die Moral im Team: Spezialisten können sich auf herausfordernde Aufgaben fokussieren, und die Nutzer erhalten schneller die passende Unterstützung für ihre Anliegen.

Die nahtlose Integration neuer Tools in Ihre bestehende Systemlandschaft ist entscheidend für den Erfolg. Wir stellen sicher, dass alle Automatisierungen und Prozessverbesserungen mit Ihrer aktuellen IT-Umgebung harmonieren – einschließlich Ihrer CAFM-Systeme, ERP-Software und vorhandenen KI- oder Ticketing-Plattformen. Unser Engineering-Team sorgt dafür, dass die Automatisierungslösungen so angebunden und konfiguriert werden, dass sie Hand in Hand mit Ihren etablierten Systemen zusammenarbeiten.

So können beispielsweise automatisierte Serviceanfragen und Updates direkt in Ihrem CAFM- bzw. Wartungsmanagement-System erfasst werden, und Daten können zwischen dem Service Desk und dem ERP-System für Aufgaben wie Bestandsverwaltung oder Bestellanforderungen ausgetauscht werden. Wir legen großen Wert darauf, alle Beteiligten durch hohe Transparenz stets auf dem Laufenden zu halten: Jede automatisierte Aktion ist nachvollziehbar, und Mitarbeiter können den Status von Abläufen über integrierte Dashboards überwachen. Indem wir unsere Lösungen nahtlos in Ihre Umgebung einbinden, garantieren wir reibungslose, ununterbrochene Betriebsabläufe – die neuen Automatisierungen fühlen sich an wie eine natürliche Erweiterung Ihrer Prozesse und bilden keine isolierte Insellösung.

Die Einführung neuer Prozesse und Automatisierungen ist kein einmaliges Projekt; wir legen großen Wert auf Performance-Monitoring und kontinuierliche Optimierung. Wir richten Dashboards und Leistungskennzahlen (KPIs) ein, um die Performance des Service Desks nach der Implementierung zu verfolgen. Kennzahlen wie Reaktionszeiten, Lösungsquoten, Nutzerzufriedenheit und durch Automatisierung eingesparte Kosten werden transparent dargestellt – und das alles in Echtzeit.

Durch die Überwachung dieser Indikatoren machen wir die konkreten Auswirkungen von Automatisierung und Prozessänderungen sichtbar. Noch wichtiger ist, dass kontinuierliches Monitoring uns ermöglicht, weitere Verbesserungspotenziale zu erkennen. Wir führen regelmäßige Reviews durch und nutzen die Daten, um Workflows weiter zu optimieren oder KI-Modelle zu aktualisieren. So stellen wir sicher, dass sich das System an veränderte Anforderungen oder neue Anfragetypen anpasst. Unser Ansatz der kontinuierlichen Verbesserung stellt sicher, dass Ihre Facility-Management-Abläufe im Laufe der Zeit immer effizienter und wirkungsvoller werden. Kurz gesagt: Wir implementieren nicht nur und ziehen uns dann zurück – wir bleiben auch danach als Partner an der Optimierung Ihrer Prozesse beteiligt, um langfristige Effizienzgewinne und nachhaltige Leistungssteigerungen zu erzielen.

• Schnellere, zuverlässigeren Abläufe: Automatisierte Workflows und intelligente Ticketverarbeitung verkürzen die Reaktions- und Lösungszeiten erheblich, wodurch Ihre Facility-Services insgesamt reaktionsschneller und verlässlicher werden.

• Verbesserte Servicequalität und Nutzerzufriedenheit: Benutzerfreundliche Self-Service-Angebote und eine konsistente, präzise Problemlösung sorgen für ein komfortableres Serviceerlebnis. Die Mitarbeiter und Nutzer Ihrer Gebäude sind zufriedener und gewinnen mehr Vertrauen in das Facility Management.

• Reduzierte Kosten und Entlastung der Mitarbeiter: Die Eliminierung redundanter Abläufe und die Automatisierung arbeitsintensiver Aufgaben senken die Betriebskosten und entlasten Ihr Personal. Ihr Team kann sich auf strategische Tätigkeiten konzentrieren, anstatt im Tagesgeschäft gebunden zu sein.

• Maßgeschneiderte, modulare Lösungen: Unsere Leistungen sind als einzelne Module verfügbar und lassen sich an Ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen. Sie investieren nur in die Maßnahmen, die für Ihr Unternehmen den größten Mehrwert bieten – ein kosteneffizienter, individuell abgestimmter Optimierungsansatz.