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Hotel-Niveau

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Service-Desk auf Hotel-Niveau: Vom Störmeldesystem zur zentralen Service-Erfahrung

Service-Desk auf Hotel-Niveau: Vom Störmeldesystem zur zentralen Service-Erfahrung

In vielen Organisationen ist der Service-Desk der zentrale Berührungspunkt für Mitarbeitende, Gäste, externe Dienstleister und das Facility Management. Doch während Prozesse oft effizient und funktional ablaufen, fehlt es vielen Service-Desks an Wertschätzung, Nutzerorientierung und Erlebnisqualität. Ein Service-Desk auf Hotel-Niveau verbindet Zuverlässigkeit, Freundlichkeit und Kompetenz mit einem hohen Maß an digitaler Unterstützung, Erreichbarkeit und persönlicher Ansprache – genau wie man es in einem guten Hotel erwarten würde. Der Service-Desk ist nicht nur ein Problemannahmepunkt, sondern ein zentraler Touchpoint zwischen Nutzenden und Gebäudebetrieb. Wer ihn auf Hotel-Niveau bringt, schafft Vertrauen, Zufriedenheit, Identifikation und Qualität – und stärkt die Rolle des Facility Managements als serviceorientierten Dienstleister.

Ein Service-Desk auf Hotel-Niveau denkt Nutzerbedürfnisse voraus, kommuniziert freundlich und lösungsorientiert und bietet ein konsistentes Erlebnis – vom digitalen Ticket über den persönlichen Kontakt bis zur Rückmeldung. Er ist damit ein integraler Bestandteil der Servicekultur und der Wahrnehmung von Gebäudequalität und Unternehmenswerten.

Merkmale eines Service-Desks auf Hotel-Niveau

Bereich

Ausprägung

Erreichbarkeit

Klare Servicezeiten, Rückrufversprechen, mehrere Kontaktkanäle (Telefon, App, E-Mail, Intranet)

Kommunikation

Freundlich, verbindlich, aktiv hilfsbereit – keine Hotline-Mentalität

Transparenz

Ticketnummer, Statusübersicht, Benachrichtigung bei Änderung oder Abschluss

Lösungsorientierung

„Wir kümmern uns“ statt „Das ist nicht mein Bereich“

Feedbackkultur

Aktive Nachfrage nach Zufriedenheit, einfache Feedbackoptionen

Präsenz & Sichtbarkeit

Persönliche Anlaufstelle vor Ort (z. B. Empfang + FM-Support), digitaler Touchpoint im Intranet oder in der App

Personal

  • Serviceorientierte Sprache und Haltung („Willkommens-Mentalität“)

  • Schulung in Konfliktkommunikation, Soft Skills, technischem Grundverständnis

  • Multilingualität bei internationalen Standorten

  • Verlässlichkeit in der Nachverfolgung – keine Anfragen „versanden lassen“

Prozesse

  • Klare Zuständigkeiten und Eskalationsrouten

  • SLA-basierte Bearbeitungszeiten mit Monitoring

  • Proaktive Rückmeldung bei Verzögerungen

  • Trennung von Serviceanfrage und Störfall mit angepasstem Tonfall

Systeme

  • Ticketsystem mit Endnutzer-Portal und Self-Service-Funktion

  • Automatisierte Updates zum Bearbeitungsstatus

  • Integration in CAFM, Helpdesk, App- oder Intranetplattform

  • Echtzeit-Dashboards für FM-Leitung zur Überwachung von Volumen, Zeiten, Bewertungen

Kommunikationsgestaltung auf Hotel-Niveau

Kontaktmoment

Beispielhafte Kommunikation

Annahme

„Guten Tag, mein Name ist … Was kann ich für Sie tun?“

Bestätigung

„Ihre Meldung ist bei uns eingegangen. Wir kümmern uns darum und halten Sie auf dem Laufenden.“

Zwischenstand

„Es dauert leider noch etwas – wir möchten Ihnen aber ein Update geben …“

Abschluss

„Ihre Anfrage wurde erledigt. Wenn Sie noch etwas benötigen, sind wir gern für Sie da.“

Feedbackfrage

„War alles zu Ihrer Zufriedenheit? Ihr Eindruck ist uns wichtig.“

Integration in das Facility Management

  • Schnittstelle zu Reinigung, Technik, Sicherheit, IT und Empfang

  • Synchronisierung mit Raum- und Belegungsmanagement, Eventservices, Catering

  • Rückmeldekanal für Nutzerfeedback zum Gebäudezustand

  • Nutzung von Ticketdaten zur Auswertung von Trends und Verbesserungspotenzialen

  • Verknüpfung mit ESG-Kriterien (z. B. Reaktionszeit, Servicezufriedenheit, Inklusion)

Erfolgsfaktoren für den Aufbau eines Service-Desks auf Hotel-Niveau

  • Kultur der Serviceorientierung und Verbindlichkeit verankern

  • Einheitliche Standards für Sprache, Auftreten und Bearbeitung

  • Technisch schlanke, benutzerfreundliche Prozesse mit Self-Service-Möglichkeiten

  • Nutzerzentriertes Denken: „Was braucht die Person jetzt – funktional und emotional?“

  • Regelmäßige Schulungen, Feedback-Reviews und Weiterentwicklung