Optimierung von Self Services: Vorteile und Umsetzung
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Um den Service Desk im Facility Management zu entlasten, können Self Services gestärkt werden
Diese Maßnahmen zielen darauf ab, den Nutzern mehr Autonomie zu geben und sie in die Lage zu versetzen, ihre Anliegen selbstständig und effizient zu bearbeiten.
Entlastung des Service Desks: Stärkung von Self Services im Facility Management
Benutzerfreundlichkeit und intuitive Bedienung
Die Self-Service-Apps und Web-Module sollten so gestaltet sein, dass sie einfach zu bedienen sind. Ein klares, intuitives Design und eine benutzerfreundliche Navigation erleichtern den Nutzern die Handhabung und reduzieren die Notwendigkeit für Service Desk-Unterstützung.
Merkmale:
Personalisierung: Nutzer können ihre Startseite anpassen, um schnell auf häufig genutzte Funktionen zuzugreifen.
Einfache Such- und Filterfunktionen: Ermöglicht es Nutzern, schnell relevante Informationen zu finden und Probleme zu lösen.
Erweiterte Self-Service-Funktionen
Online-Ticketing und Tracking: Nutzer können Probleme melden, Tickets erstellen und den Fortschritt ihrer Anfragen in Echtzeit verfolgen.
Raumbuchung und Ressourcenmanagement: Selbstständige Buchung von Konferenzräumen, Geräten und anderen Ressourcen direkt über die App.
Automatisierte FAQs und Wissensdatenbank: Zugriff auf eine umfassende Wissensdatenbank mit Anleitungen, Tutorials und häufig gestellten Fragen.
Automatisierte E-Mails können Nutzer über den Status ihrer Anfragen auf dem Laufenden halten:
Bestätigungen bei Anfrageeingang: Nutzer erhalten sofort eine Bestätigung, dass ihre Anfrage registriert wurde.
Status-Updates: Regelmäßige Updates über den Fortschritt der Bearbeitung ihrer Anfragen.
Abschlussbenachrichtigungen: Informationen, wenn ein Problem gelöst oder eine Anfrage abgeschlossen wurde, inklusive Möglichkeit zur Abgabe von Feedback.
Stärkung des Self Services im Facility Management durch ein Intranet
Ein gut strukturiertes und umfassend genutztes Intranet ist ein leistungsfähiges Werkzeug, um Self Services im Facility Management (FM) zu stärken. Es bietet eine zentrale Plattform für die Bereitstellung von Informationen, Tools und Ressourcen, die Mitarbeiter benötigen, um ihre Aufgaben effizient und selbstständig zu erledigen. Ein mobiloptimiertes Intranet ermöglicht es den Mitarbeitern, auch unterwegs auf wichtige Informationen und Tools zuzugreifen. Dies ist besonders nützlich für Mitarbeiter, die viel unterwegs sind oder remote arbeiten.
Hilfreich sind:
FAQ-Seiten: Antworten auf häufige Fragen zu Themen wie Raumbuchungen, Sicherheitsrichtlinien, Wartungsanfragen und mehr.
Schritt-für-Schritt-Anleitungen: Anleitungen für die Nutzung von Self-Service-Tools, wie z.B. die Anmeldung zu Schulungen, die Meldung von Störungen oder die Beantragung von Dienstleistungen.
Dokumentationen und Richtlinien: Zugang zu wichtigen Unternehmensrichtlinien, Sicherheitsvorschriften und anderen relevanten Dokumenten.
Interaktive Self-Service-Tools
Raumbuchungen: Formulare zur Reservierung von Konferenzräumen und anderen Einrichtungen.
Wartungs- und Reparaturanfragen: Meldeformulare für technische Probleme oder Wartungsbedarfe.
Bestellungen und Dienstleistungen: Anträge für zusätzliche Dienstleistungen wie Reinigung, Catering oder technische Unterstützung.
Das Intranet kann als Schnittstelle zur FM-Software dienen, die für das Management von Gebäude- und Facility-Diensten verwendet wird:
Automatisierte Datensynchronisation: Anfragen und Daten, die über das Intranet eingegeben werden, können automatisch mit der FM-Software synchronisiert werden, wodurch Redundanzen vermieden und die Datenintegrität sichergestellt wird.
Echtzeit-Updates: Informationen zu Wartungsarbeiten, Verfügbarkeiten von Räumen und anderen Dienstleistungen können in Echtzeit aktualisiert werden.
Status-Updates und Benachrichtigungen können hier zentral verwaltet und eingesehen werden.
Nutzerprofile und Berechtigungen: Verwaltung von Nutzerrechten und -rollen, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Mitarbeiter Zugriff auf bestimmte Informationen und Funktionen haben.